Сетевой факс-сервер

Типы сетевых факс-серверов

Сетевой факс-сервер – это решение для совместной работы с факсами, которое подходит для предприятий. Он может принимать и отправлять факсы в электронном виде по сети. Сервер использует шлюз факса или факс-платы для подключения к телефонным линиям или VoIP. Сетевой факс-сервер состоит из клиентских рабочих станций и факс-сервера. На рабочих станциях пользователи отправляют и получают факсы, а сервер является центральным факсимильным аппаратом, который отправляет и получает факсы.

Сетевые факс-серверы отлично подходят для предприятий, потому что они минимизируют использование бумаги и обеспечивают эффективные решения для работы с факсами. Они централизуют работу с факсами в организации, предоставляя пользователям беспрепятственный электронный доступ к отправленным и полученным факсам. Сетевые факс-серверы бывают двух основных типов:

• Серверы, установленные на месте: Эти серверы устанавливаются и обслуживаются на собственных серверах организации или на объектах на месте. Они предоставляют организации больший контроль над оборудованием и программным обеспечением системы факс-сервера. Однако для них требуется больше ресурсов на месте, таких как ИТ-поддержка и техническое обслуживание. К серверам также подключены активные телефонные линии или системы VoIP. Таким образом, они более дороги в управлении и владении.
• Хостинговые факс-серверы: Хостинговые факс-серверы основаны на Интернете и, следовательно, к ним можно получить доступ из любой точки мира. Они управляются третьими лицами и находятся в центрах обработки данных сторонних компаний. Они не требуют оборудования или инфраструктуры на месте. Вместо этого организация использует ресурсы поставщика услуг. Хостинговые факс-серверы более рентабельны, поскольку для них не требуются объекты на месте. Кроме того, они масштабируемы. Организация может попросить поставщика услуг добавить больше пользователей или увеличить емкость хранилища сервера для факсов.

Факс-серверы, установленные на месте, используют специализированные факс-платы, которые представляют собой факс-порты, телефонные карты и модемы. Количество плат определяет количество одновременных факсов, которые можно отправлять и получать. На серверах также могут быть линии T1 и T3 для высокой скорости и нескольких каналов факса. Хостинговые или онлайн-факс-серверы не имеют физических плат. Вместо этого они используют технологию VoIP. VoIP – это система факсимильной связи по протоколу Интернета (IP), которая преобразует аналоговые сигналы в цифровые. Она более доступна, чем серверы, установленные на месте.

Функции и возможности

Функции

Основная функция системы факс-сервера – отправлять и получать факсы по сети, а не по традиционной телефонной линии. Для этого сервер преобразует документы в цифровые файлы, которые можно отправлять по электронной почте или загружать с компьютера. При этом используются протоколы электронной почты, такие как SMTP, а также TIFF/FRM или PDF для передачи факсов, и форматы файлов для хранения факсов, такие как Tiff или PDF.

Система факс-сервера интегрируется с другими бизнес-приложениями. Она может подключаться к системам управления документами для электронного хранения отправленных по факсу документов или к программному обеспечению для управления взаимоотношениями с клиентами для оптимизации отправки коммерческих предложений и договоров по факсу. Многие сетевые факс-серверы также работают с платформами унифицированных коммуникаций, которые объединяют голос, видео и факс в одной системе. Интеграция с существующими приложениями повысит производительность, поскольку пользователи смогут отправлять и получать факсы без переключения между программами.

Еще одна важная функция факс-серверов – это безопасность конфиденциальной информации. Большинство серверов предлагают шифрование как для отправки, так и для получения факсов, а также цифровые подписи, которые подтверждают, кто отправил документ. Контроль доступа ограничивает круг пользователей, которые могут просматривать или отправлять определенные документы. Журналы факсов отслеживают все передачи, поэтому в случае споров или аудита имеется запись. Защита целостности данных и конфиденциальности имеет важное значение для предприятий, которые работают с конфиденциальными данными клиентов или сотрудников.

Факс-сервер упрощает управление деловой факсимильной связью по сравнению со стандартными факсимильными аппаратами. Он снижает затраты, сокращая ненужные расходы на оборудование и телефонные услуги, поскольку несколько пользователей совместно используют один сервер, а не отдельные линии и принтеры. Пользователи также могут быстрее найти любые отправленные или полученные документы, используя функции электронного поиска, а не просматривая кипы бумаги. Техническое обслуживание также становится проще, поскольку серверам требуются только обновления программного обеспечения, в то время как традиционные устройства требуют регулярного обслуживания и ремонта.

Возможности

Сетевые факс-серверы обладают некоторыми функциями, которые делают их лучше, чем традиционные факсимильные аппараты. К ним относятся:

• Высокоскоростная передача: Факс-серверы быстро отправляют документы, помогая пользователям быстро получать или отправлять факсы, что повышает производительность.
• Широкая совместимость: Он может работать с различными устройствами и приложениями, включая почтовые клиенты, системы управления документами и офисное программное обеспечение, чтобы пользователи могли отправлять или получать факсы с предпочитаемых платформ.
• Централизованное управление: Пользователи могут отслеживать все отправленные и полученные факсы из единого интерфейса, что упрощает отслеживание передач, управление пользователями и настройку системных параметров.
• Масштабируемость: По мере роста бизнеса факс-сервер может адаптироваться к возросшему спросу без необходимости добавлять дополнительные устройства или линии.
• Экономия средств: Сетевая факсимильная связь помогает организациям экономить деньги, сокращая расходы на оборудование, а также избегая дополнительных сборов за телефонные линии.
• Улучшенное управление документами: Интеграция факс-серверов с существующими системами управления документами помогает исключить дублирование работы и гарантирует, что все документы находятся в нужном месте.
• Повышенная мобильность: Пользователи могут отправлять и получать факсы в любом месте, где есть доступ к сети, что позволяет предприятиям работать более эффективно, а также повышает уровень сотрудничества с удаленными сотрудниками и мобильным персоналом.
• Надежность: Сетевые факс-серверы обеспечивают надежную доставку и прием факсов, что помогает предприятиям избежать сбоев системы, которые могут привести к потере договоров и задержкам.
• Снижение экологического воздействия: Отказавшись от необходимости отправки бумажных факсов, сетевая факсимильная связь помогает организациям стать более экологичными, одновременно сокращая расходы.
• Удаленный доступ: Пользователи могут отправлять или получать факсы из любой точки мира, что помогает предприятиям оперативно реагировать на запросы клиентов и партнеров.

Сценарии

Сетевой факс-сервер имеет множество полезных применений. Предприятия используют факс-серверы для отправки и получения факсов через Интернет, открывая более эффективные и экономичные возможности связи. Это связано с тем, что им не требуется выделенная телефонная линия для каждого офиса. Они также более безопасны, чем традиционные факсимильные аппараты.

Организации, работающие с конфиденциальными документами, например, в юридическом или финансовом секторе, используют факс-серверы как безопасный способ передачи документов. Они также имеют такие функции, как шифрованное соединение, которые обеспечивают защиту конфиденциальной информации. Многие предприятия используют сетевые факс-серверы для соблюдения правил и норм. В некоторых отраслях действуют правила, требующие отправки документов по факсу. Факс-сервер упрощает соблюдение этих правил и ведение записей об отправленных и полученных факсах, которые являются доказательством соблюдения правил. Их также используют в таких отраслях, как здравоохранение и страхование.

Крупные предприятия, имеющие множество офисов и сотрудников, используют их для повышения эффективности коммуникации. Они могут отправлять и получать факсы со своих компьютеров или мобильных устройств без использования физического факсимильного аппарата. Организации, работающие с большими объемами факсимильных сообщений, используют факс-серверы. Некоторые из них имеют такие функции, как автоматическое распределение и очереди сообщений, что упрощает управление факсимильной связью.

Компании, работающие с бумажными документами, такими как договоры, счета-фактуры и заказы на поставку, используют факс-серверы для преобразования их в цифровые форматы. Документы могут быть подписаны в электронном виде, а затем отправлены по электронной почте. Многие предприятия используют сетевые факс-серверы для снижения затрат. Им не нужны телефонные линии, а расходы на техническое обслуживание ниже, чем у традиционных факсимильных аппаратов. Факс-серверы предлагают более эффективную связь, поскольку они могут отправлять сообщения быстрее и интегрироваться с другим программным обеспечением.

Как выбрать сетевые факс-серверы

Покупателям из бизнеса необходимо учитывать множество факторов при выборе сетевого факс-сервера, чтобы гарантировать, что он удовлетворяет их уникальным потребностям. Ниже приведены советы, которые необходимо учитывать:

• Рассмотрите потребности в емкости и масштабируемости: Оцените текущие и будущие потребности организации в факсимильной связи. Подумайте о количестве пользователей, объеме отправляемых и получаемых факсов, а также о прогнозах роста. Выберите сетевой факс-сервер, который может справиться с необходимой емкостью и имеет возможности для расширения, чтобы удовлетворить будущие требования.
• Оцените функции и интеграции: Определите основные функции, необходимые для организации, такие как факс-почта, почта-факс, электронная подпись, хранение документов и меры безопасности. Выберите сетевой факс-сервер, который предлагает эти функции и бесшовно интегрируется с существующими системами и рабочими процессами. Рассмотрите любые дополнительные функции или возможности, которые могут повысить производительность и эффективность, такие как мобильный доступ, централизованное администрирование или расширенная отчетность и аналитика.
• Рассмотрите безопасность и соответствие требованиям: Рассмотрите меры безопасности, предлагаемые сетевым факс-сервером, включая шифрование, аутентификацию, контроль доступа и журналы аудита. Убедитесь, что сервер соответствует отраслевым нормам и стандартам, таким как HIPAA или GDPR, если организация обрабатывает конфиденциальную или конфиденциальную информацию.
• Оцените удобство использования и поддержку: Рассмотрите удобство использования интерфейса и инструментов управления сетевого факс-сервера. Ищите решение, которое требует минимального обучения и имеет простую конфигурацию и работу. Оцените клиентскую поддержку и ресурсы поставщика, такие как документация, учебные пособия и помощь в устранении неполадок. Убедитесь, что они предоставляют своевременную поддержку, когда это необходимо.
• Оцените требования к инфраструктуре и варианты развертывания: Оцените ИТ-инфраструктуру и сетевую среду организации. Рассмотрите варианты развертывания сетевого факс-сервера, такие как локальное развертывание, хостинг или гибридные решения, а также их влияние на требования к инфраструктуре, техническое обслуживание и затраты. Просмотрите требования к оборудованию и программному обеспечению сетевого факс-сервера для обеспечения совместимости с системами организации.
• Проведите анализ затрат: Рассмотрите как начальные, так и текущие затраты, включая лицензионные сборы, закупки оборудования, техническое обслуживание, поддержку и затраты на инфраструктуру. Оцените потенциальную отдачу от инвестиций (ROI), учитывая повышение производительности, экономию затрат и повышение эффективности, которые являются результатом внедрения сетевого факс-сервера.

В и О

В: Является ли факс-сервер более безопасным, чем отправка факса через Интернет?

О: Сетевые факсимильные аппараты обеспечивают надежные меры безопасности для защиты конфиденциальных данных во время передачи и хранения. Эти меры включают шифрование, контроль доступа и журналы аудита, гарантируя конфиденциальность и целостность отправленной по факсу информации.

В: Можно ли все еще отправлять факсы через Интернет?

О: Да, онлайн-факсимильная связь возможна через электронную почту или мобильное приложение, которое отправляет документ для факсимильной передачи и номер факса получателя в электронном виде. Этот метод более удобен, чем традиционная факсимильная связь.

В: В чем преимущество факсимильной связи перед электронной почтой?

О: Факсимильная связь по-прежнему предпочтительна для некоторых официальных документов, договоров или юридических бумаг, поскольку она обеспечивает осязаемое, физическое доказательство передачи и получения без возможности игнорирования или потери документа из почтового ящика.